conservatoire national des archives et de l'histoire de l'éducation spécialisée et de l'action sociale

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Gérer ses archives

 
Gérer au quotidien des archives de façon efficace, cela nécessite de la part de chaque institution ou service une mise au point sur les règles de conservation qu'elle ou il se donne, en tenant compte d'un certain nombre d'obligations administratives. La meilleure façon d'y parvenir consiste à construire collectivement un tableau de gestion des archives (ou "tableau de tri"), de préférence avec l'aide d'un archiviste. Ce tableau de plusieurs pages permet :
 
1° de disposer d'un recensement de la plupart des types de documents ou de dossiers produits, selon un plan ordonné ;

2° de fixer le temps en années durant lequel chacun de ces types de documents ou dossiers reste théoriquement utile à la bonne administration de la structure : ce que le jargon des archivistes nomme la durée d'utilité administrative ;

3° de fixer le sort réservé à chaque document ou dossier à l'issue de sa durée d'utilité administrative : élimination ou bien conservation permanente pour l'histoire. Les archives "historiques" sont alors séparées du reste des archives.
 
Dans le domaine des archives publiques, l'administration des Archives de France a produit et diffusé un grand nombre de ces tableaux dans des instructions de collecte et de tri. Ceux-ci peuvent intéresser la pratique du secteur associatif. Quelques exemples :
 
 
 
Protection judiciaire de la jeunesse
 
Gestion des archives des services déconcentrés et des établissements relevant de la protection judiciaire de la jeunesse : circulaire Culture DGP/SIAF/2010/011 / NOR JUS F10 50 003 du 26 mai 2010

 
Aide sociale à l'enfance

Traitement des archives produites dans le cadre de l'aide sociale en faveur des mineurs : circulaire AD 98-6 du 6 juillet 1998.
 
Ecoles paramédicales
 
Instructions de tri et de conservation pour les archives produites et reçues par les écoles paramédicales : instruction DPACI/RES/2005/007 du 28 avril 2005.

 
Le CNAHES peut vous aider à gérer vos archives, soit par l'organisation d'un chantier d'archives qui peut intégrer le traitement d'un arriéré, soit par l'animation d'une journée d'initiation. N'hésitez-pas à nous contacter.
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