Comment archiver ?

Pour différentes raisons (légales, ou historiques), nous sommes tous amenés à garder nos documents à plus ou mois long terme selon les cas (10 ans pour une facture, à vie pour les statuts originaux d’une association par exemple). Se pose alors la question de la conservation : comment faire pour être sûr de retrouver mes documents en bon état sur le long terme ?

Le plus simple, et le plus courant, est de dédier un espace (placard, pièce…) à cet usage. Moyennant quelques aménagements (étagères métalliques…) et quelques restrictions (il est souvent difficile de garantir le bon ordre des documents si trop de monde y a accès), cette solution est complètement envisageable, mais n’est souvent viable que sur le court terme : les documents prennent de la place et nous en conservons toujours plus que nous n’en détruisons.

Il est donc souvent envisagé de confier ses documents à un autre organisme qui se charge alors de leur conservation. Deux types d’organismes peuvent être contactés :

- Les sociétés privées d’archivages, qui stockent les documents et les restituent selon la demande, mais elles ne travaillent pas dans un but de conservation définitive ni de mise en valeur des documents ; ainsi, elles n’organisent pas d’expositions, de journées d’études, etc.

- Les services publics d’archives qui, au-delà de leur mission de conservation des archives de l’administration, sont appelées à prendre en charge des fonds d’archives privées (famille, associations, entreprises) lorsque leur intérêt le justifie. Ces services offrent des conditions optimales de conservation sur le long terme, des salles de lecture ouvertes à tous et ont une réelle politique de mis en valeur des documents. A noter cependant qu’ils accueillent uniquement des fonds privés dont la conservation doit être assurée sur le long terme.


Le transfert dans un service d’archives publiques peut se faire sous deux formes : le dépôt ou le don :

> Dans le premier cas, l’organisme reste propriétaire de ses archives et peut résilier le contrat ;

> Dans le second cas, il y a un transfert de propriété vers le service public correspondant (cette solution est souvent appliquée lors d’une dissolution d’association).

Dans les deux cas, l’organisme déposant ou donataire peut notifier ses souhaits en matière de consultation des documents (en fixant des durées de non-communicabilité, en demandant à être tenu au courant de toute demande de consultation, etc.)



Dans tous les cas, pour les archives du secteur de l’éducation spécialisée, il est préférable de se renseigner auprès du CNAHES qui prendra contact avec les services d’archives et aidera à définir quel service (territorial ou national) est le plus approprié pour recevoir les archives :

> Si le fonds est d’intérêt local (communal, départemental ou régional), l’organisme pourra signer directement un contrat de dépôt ou faire un don au service territorial concerné ;

> Si le fonds est d’intérêt national, l’organisme pourra transférer ses documents au CAPEA, le centre d’archives du CNAHES, hébergé aux Archives nationales - Centre des Archives du Monde du Travail.



Pour en savoir plus :
Archives privées, un patrimoine méconnu, Petit guide à l’usage des propriétaires, Association des archivistes français, 2005, 48 pages
Les archives des associations, Approche descriptive et conseils pratiques, La Documentation française, 2001





Afin de retrouver les documents et de s’assurer de leur conservation, il est nécessaire d’effectuer un classement et d’en dresser la liste (réaliser un inventaire ou un répertoire). Ceci peut se faire au fur et à mesure de la création des dossiers dans les services, mais il existe fréquemment un arriéré plus ou moins important selon l’ancienneté de l’organisme.


Face à un arriéré, une première étape qui peut être réalisée en interne est de faire un état de l’existant : il suffit pour cela de dresser la liste des toutes les boîtes ou dossiers, sans changer l’ordre des documents, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble.


Ensuite, il est nécessaire de trouver appui auprès d’un « expert », un professionnel, qui pourra déterminer quelles archives peuvent être éliminées et quel classement appliquer (et ceci est d’autant plus vrai que l’arriéré est volumineux et ancien !).

Dans ce cadre, le CNAHES peut vous apporter son expertise et vous aider à organiser un chantier d’archives : 

- L’archiviste de l’association évalue d’abord vos besoins et établit un devis avant de réaliser lui-même le classement ou de vous aider à recruter un jeune archiviste. 

-  Ces opérations, d’une durée de un à trois mois permettent de trier, classer et inventorier votre fonds ; il est possible ensuite d’envisager avec vous les modalités de conservation et de communication, sur place ou sous forme de dépôt.


Les chantiers réalisés par le CNAHES : ACODEGE (Dijon), ANEF (Paris), Espoir-CFDJ (Paris), IRTS - Parmentier (Paris), ISIS (Neuilly-sur-Marne), UNIOPSS (Paris), AFMJF (Paris), IPPA (Créteil), CFPS (Paris)

Gérer au quotidien

Au quotidien quelques gestes simples peuvent participer à garantir une bonne conservation de vos documents sur le long terme : identification claire des chemises et sous-chemises, mise en boîte régulière, création d’un plan de classement interne au service, élimination annuelle des documents éliminables, etc.

Le CNAHES peut vous aider dans la mise en place des différents outils (tableau de gestion des documents par exemple) et participer à la formation du personnel.