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conservatoire national des archives et de l'histoire de l'éducation spécialisée et de l'action sociale

Qu’est-ce que les archives ?

Les archives

Selon la loi du 3 janvier 1979 : « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. »

Ainsi…

  • Tous les documents sont considérés comme des archives dès leur élaboration ou leur réception (archives n’est donc pas synonyme de vieux papiers).
  • Un document d’archive peut être aussi bien un document manuscrit qu’une base de données informatique, un texte imprimé, une photographie, un film…

Attention, il faut distinguer archives et documentation :

  • Les archives sont les documents propres à l’activité de l’organisme, uniques et originaux, soumis à des règles précises de traitement et de conservation. Il peut s’agir de documents écrits, iconographiques, sonores, informatiques…
  • La documentation concerne des documents tels que des journaux, des périodiques, publications officielles, des revues spécialisées, des ouvrages reçus ; en résumé, les documents non produits par l’organisme.

Archives privées ou archives publiques ?

La loi du 3 janvier 1979 distingue archives privées et archives publiques :

« Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics (…), des organismes de droit privés chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public (et) les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ».

Les archives privées sont tous les documents qui n’entrent pas dans le cadre de cette définition.

Les archives des associations sont donc considérées comme privées, sauf si l’association est subventionnée par l’Etat pour assurer une mission de service public : une obligation de conservation est prescrite pour la partie des archives d’un établissement privé qui se rapportent à sa mission de service public (ex : les dossiers des jeunes) ; ces documents ne peuvent être détruits sans le visa de contrôle de l’administration.

La distinction entre archives privées et archives publiques est essentielle car les archives publiques sont soumises à une obligation de conservation confiée à l’administration des Archives de France alors que les détenteurs d’archives privées n’ont pas d’obligation de conservation illimitée de leurs archives à des fins historiques mais ne sont soumis qu’aux règles des prescriptions de diverses législations : fiscale, commerciale, du travail1.

Les durées de conservation

Très vite après la création d’un document se pose la question de la durée et de l’utilité de le conserver. Chaque document à une durée de vie propre : ainsi, une facture sera conservée 10 ans selon la durée légale de conservation définie par le Code du commerce, tandis qu’un procès-verbal de Conseil d’administration sera conservé de façon illimitée dans un souci de préservation de la mémoire.

Plusieurs critères entrent en jeu pour déterminer ces délais de conservation : le critère juridique : les textes légaux imposent un certain nombre d’obligation sur les durées de conservation qui correspondent souvent à la période pendant laquelle des contestations peuvent être engagées. le critère administratif (valeur commerciale, économique ou technique) : c’est la durée pendant laquelle les documents produits sont utiles au fonctionnement de l’entreprise (dossiers de préparation de réunions, plans d’unités…). le critère historique : certains dossiers sont à conserver et ceci quelle que soit leur durée légale parce qu’ils représentent un intérêt évident pour l’histoire de l’organisme (organigrammes, bilans sociaux…).

Les trois âges des archives

Chaque dossier a donc une durée de vie propre : différentes étapes jalonnent cette existence correspondant à des traitements archivistiques, à un lieu de conservation et à une utilisation spécifique :

  • les archives courantes : il s’agit des documents produits pour gérer les affaires en cours, souvent consultés et enrichis ; ils participent à la vie quotidienne d’une entité et doivent donc être conservés dans les bureaux.  Exemple : listes d’horaires, plans de réunions, textes de cours…
  • les archives intermédiaires : il s’agit des documents qui ont perdu leur utilité courante dans les bureaux mais dont la conservation doit être assurée en raison de contraintes légales ou financières. A terme, une partie pourra être détruite. Exemple : budgets prévisionnels, dossiers du personnel parti…
  • les archives historiques : il s’agit des documents dont l’utilité administrative ou de gestion et l’utilité juridique sont éteintes mais qui sont à conserver de façon illimitée pour leur intérêt historique : ils constituent le patrimoine de l’organisme. Exemple : comptes rendus de réunions importantes, actes de journées d‘études…

Comment conserver vos archives?
Le CNAHES peut organiser des formations à la gestion des archives. Voici déjà quelques conseils.

Afin de faciliter l’archivage futur des documents, au niveau des postes de travail, la démarche est double ; il faut :

  • classer les documents à l’intérieur des dossiers ;
  • organiser les dossiers entre eux, c’est-à-dire mettre en place un plan de classement.

A l’intérieur des dossiers, plusieurs règles sont à observer afin d’organiser et de maintenir en ordre les documents :

  • tout dossier doit être identifié au minimum par un intitulé ou un titre et par la date de création. A ceci peuvent se rajouter d’autres indications telles que  le type de document (procès-verbal, compte-rendu…)
  • chaque dossier doit comporter un ordre interne lié à la nature des documents qu’il contient (ordre chronologique, alphabétique…) ;
  • pour certains dossiers complexes ou volumineux, il est recommandé de constituer des sous-dossiers qui devront porter à la fois le titre général du dossier et le titre particulier du sous-dossier.
  • tout document doit être intégré dans un dossier ;
  • avant d’ouvrir un dossier, vérifiez qu’il n’en existe pas déjà un…

Les dossiers sont ensuite organisés entre eux de façon logique selon un plan de classement :

  • Le plan de classement général est un plan logique et ordonné des différents éléments qui composent l’activité. Il permet de retrouver très sûrement des documents ayant des liens entre eux ou ayant trait à une même affaire.
  • La structure d’un plan de classement reflète le type de fonctionnement de l’institution, du service, de l’établissement ou de l’association. L’organisation intellectuelle et matérielle du classement est donc toute entière à la charge de chaque service.
  • Généralement, le plan de classement se divise en grands thèmes. Lorsque ces thèmes sont définis, il faut leur attribuer une lettre ou un numéro qui sera reporté sur tous les dossiers se rapportant à ce thème (des sous-numéros peuvent être définis pour repérer des sous-dossiers).