Faire classer ses archives
Le CNAHES peut vous proposer d’intervenir pour faire classer vos archives, y compris dans les situations apparemment les plus désastreuses… La mise en œuvre d’un tel chantier passe par plusieurs étapes :
L’expertise et les missions proposées
Dans un premier temps, le chargé de mission du CNAHES se déplacera sur les lieux pour une expertise gratuite qui permettra d’établir une estimation ou un devis. Cette visite d’expertise consistera à déterminer, en accord avec l’organisme demandeur, la nature et l’étendue des missions à effectuer, mais aussi les conditions de travail (planning et horaires, lieu de travail, accès à un ordinateur, fournitures…) et le régime d’indemnités (repas, transports, …) qui seront offerts à l’archiviste en charge du chantier.
Les missions généralement proposées sont les suivantes :
- Prendre en charge l’ensemble des archives conservées : récolement, éliminations réglementaires.
- Définir un fonds d’archives historiques : en réaliser le classement, le conditionnement et l’inventaire (rédaction d’un instrument de recherche).
Ces missions peuvent être étendues selon les besoins particuliers exprimés par l’organisme demandeur, soit en direction d’une aide à la gestion des archives, soit en direction d’une valorisation patrimoniale du fonds, ou les deux à la fois :
- Proposer des solutions de gestion et de conservation physique des documents sur le long terme : tableau de gestion, conseils pour l’aménagement d’un local dédié, formation d’une des secrétaires afin qu’elle puisse utiliser et mettre à jour les outils de gestion créés.
- Monter une exposition, réaliser un recueil de textes d’archives commenté, rédiger un article dans un bulletin d’information, recueillir un ou des témoignages, …
La présentation de l’estimation ou du devis
Les éléments d’information recueillis lors de l’expertise par le chargé de mission seront transmis au trésorier du CNAHES pour l’établissement de l’estimation ou du devis.
Une estimation sera proposée à l’organisme demandeur lorsque la mise en œuvre, la nature ou l’étendue des missions confiées au CNAHES requerront encore l’attente d’éventuels ajustements.
Dans l’autre cas, le trésorier du CNAHES fera parvenir à l’organisme un devis et un protocole d’accord de mise à disposition.
Le devis comptabilise :
- Le salaire de l’archiviste en charge du chantier
- Le coût de la supervision effectuée par le chargé de mission en cours de chantier
- Les frais généraux et de gestion (15% des frais de personnel, avec un plancher de 240 €)
- Les frais éventuels de repas, de transport, voire d’hébergement
- La cotisation de l’organisme (association, service ou établissement) au CNAHES
Le protocole de mise à disposition comporte notamment l’énoncé des missions à mener, fixées lors de la visite d’expertise en accord avec l’organisme demandeur.
Ce n’est que lorsque ces documents seront retournés signés au trésorier du CNAHES que le chantier d’archives pourra être engagé.
Le chantier d’archives en action
En fonction de la situation et du souhait de l’organisme en la matière, il pourra être demandé à l’archiviste en charge du chantier de rédiger au cours de sa mission un rapport intermédiaire et/ou un rapport final de sa mission.
Les propositions d’éliminations de documents seront par ailleurs systématiquement soumises à l’appréciation du directeur ou d’une personne responsable déléguée.
Enfin, une supervision par le chargé de mission du CNAHES est prévue au moment jugé le plus opportun en début, en milieu ou en fin de chantier, pour assurer une cohérence d’ensemble des travaux initiés par le CNAHES et permettre éventuellement de résoudre les difficultés rencontrées par l’archiviste sur le terrain.